5 tendencias principales para el escaneo de documentos comerciales

En conversaciones sobre crecimiento y productividad, la transformación digital es la única frase que probablemente se escuche, y por buenas razones. No hay duda de que la presión para pasar a la era digital es una fuerza que sienten las organizaciones de cualquier forma y tamaño. Al hacer la transición de los procesos en papel a digitales, las empresas pueden hacer que sus datos confidenciales estén más seguros, que es una de las principales preocupaciones en todas las verticales. Además, la digitalización de documentos de papel facilita el archivado, la búsqueda y la recuperación de información, lo que aumenta la productividad. Por último, digitalizar los procesos intensivos en papel abre el camino para administrar y automatizar los documentos en una forma más avanzada en toda la empresa. En general, la gestión de documentos digitales contribuye a dar a las empresas una ventaja competitiva al reducir los residuos y mejorar los procesos, lo que conduce a una mayor productividad y a una reducción de costos.

Las empresas de hoy van mucho más allá de escanear para el correo electrónico y la captura de información, ya que utilizan la digitalización para transformar la forma en que trabajan. Hemos identificado tres de las principales tendencias actuales en la digitalización, y cómo están ayudando a las pequeñas y medianas empresas (PyMES) a crecer y evolucionar con los tiempos.

1. Mejores procesos de captura de documentos

Según una encuesta reciente de Xerox Corporation en conjunto con Coleman Parkes, el 99% de las empresas todavía informan que los procesos en papel son parte integral de su negocio. También quieren una mejor manera de manejarlos.

El mismo estudio mostró que más del 80% de los encuestados querían mejorar sus procesos actuales de flujo de trabajo de documentos en el próximo año. Escanear es la respuesta. Al desbloquear los datos atrapados en el papel, su negocio puede agilizar sus flujos de trabajo, mejorar la productividad y dar finalmente un impulso hacia arriba muy necesario… y ahora hay una manera aún mejor. Hasta ahora, las soluciones de escaneo han tratado el proceso de captura de documentos como una aplicación con hardware y software dedicados que imponía a los usuarios un tedioso proceso de trabajo de varios pasos. Ese proceso también empleaba dispositivos específicos y repositorios fijos basados ​​en archivos.

Comience el primer trimestre con una mejor productividad del flujo de trabajo, costos reducidos y ahorro de tiempo.

El servicio de captura de la web de Xerox simplifica drásticamente las digitalizaciones de documentos para usuarios que emplean prácticamente cualquier aplicación en la web, como QuickBooks Online, Microsoft Office 365, Google Apps, Workday y muchas otras.

2. Movilidad

No se puede lograr una transformación digital exitosa sin soluciones de movilidad. Las soluciones de escaneo móvil permiten la productividad para los trabajadores remotos y garantizan que la información fluirá sin problemas en toda la organización, independientemente de dónde pasen el día los miembros de su equipo. Según la nueva investigación global de International Data Corporation (IDC), el panorama de la impresión, la digitalización y la administración de documentos se encuentra en medio de un cambio profundo y significativo, y las oportunidades móviles para soluciones de documentos continúan creciendo¹. Los usuarios de teléfonos inteligentes/tabletas tienen más probabilidades de escanear una amplia gama de tipos de documentos, especialmente contabilidad, finanzas, legales, educación, marketing /comunicaciones de clientes y documentos de ventas que los usuarios que no lo son. La Xerox® Mobile Link App permite escanear y enviar faxes directamente desde su teléfono o tableta conectándose con las impresoras multifuncionales activadas con Xerox ConnectKey™. También puede usted enviar documentos al almacenamiento en nube e imprimir también desde allí. Lo mejor de todo es que las opciones adicionales para estas máquinas le permiten escanear (o imprimir) desde su dispositivo sin conectarse a una red.

3. Seguridad

La digitalización es una excelente forma de proteger la información de su organización y se está convirtiendo rápidamente en una estrategia de seguridad. Las impresoras multifuncionales habilitadas con ConnectKeyTechnology® proporcionan cifrado de extremo a extremo y cifrado de impresión. Los usuarios tienen la opción de cifrar archivos PDF con una contraseña cuando utilizan el servicio escanear a correo electrónico. Las MFP con ConnectKey® también incluyen conectividad de correo electrónico externa y segura que cifra la transferencia de datos entre impresoras multifuncionales y servidores de correo alojados externamente.

4. Sostenibilidad

Las PyMes están volviéndose cada vez más respetuosas con el medio ambiente y ese cambio se está reflejando en sus prácticas comerciales. Muchas PyMes están recurriendo al escaneado para reducir el desperdicio de papel, así como para reducir el uso de tinta y tóner (y los costos relacionados con ese uso). Este cambio no solo beneficia al medio ambiente; también es atractivo para consumidores como los millennials, que valoran la sostenibilidad en las empresas donde deciden comprar².

El escaneo es un elemento crítico para la transformación digital, la productividad, la seguridad y la sostenibilidad.

5. Digitalización en 3D

Según Grandview Research, el tamaño del mercado global de digitalización 3D se valoró en US$3.320 millones en 2015³. El escaneo 3D se aplica a una serie de procesos, desde la producción de grandes volúmenes de productos especiales hasta la modernización de productos existentes y la captura de diseños perdidos. También se encuentra apropiadamente en la industria manufacturera, donde se ha convertido en una parte vital del control de calidad y la inspección de sistemas. Según estos hallazgos, está claro que en el mercado actual de las PyMes escanear es mucho más que poner y sacar papeles.

(1) La nueva investigación de IDC destaca cómo los teléfonos inteligentes y las tabletas están cambiando la forma en que los usuarios imprimen, escanean y administran los documentos

(2) Una nueva tendencia en el comercio minorista es clave para atraer a los millennials – Business Insider

(3) Análisis del mercado de la digitalización 3D por producto – Grandview Research