Improductividad empresarial y cómo resolverla con tecnología
Por: Moisés Polishuk
La mezcla de tecnología y negocios es fundamental para evitar los costos ocultos de operación en cualquier negocio. Y es que con la integración de la tecnología (o la ausencia de ella en ciertos casos) podemos ahorrar muchísimo dinero que nunca se mide y por ello nunca se sabe que se está perdiendo.
A continuación mi lista de los puntos más rápidos y fáciles de corregir, y una simple estimación de ahorro en el negocio para que nos sensibilicemos del tema.
El cuadernito
En pleno siglo 21, con abundancia de teléfonos móviles inteligentes, tabletas, notebooks, laptops es inaudito ver a muchas personas cargando sus dispositivos pero al tratarse de una reunión con clientes, internos o proveedores la herramienta preferente para anotar la información es un simple cuadernito de papel en el que se detalla y escribe todo.
No lo entiendo.
Muchos me dicen que así el cliente no se molesta porque cree que se escribe de algo ajeno y no se les está prestando la atención. Mi respuesta: Siéntate cerca de la persona con la que hablas o Google keep o Evernote, solo por mencionar algunas.
Las juntas vs conferencias web
De entrada la misma junta sin contar con una agenda, sin establecer su tiempo y si escoger bien quien debe de estar por lo que puede aportar ya es en sí un terrible asesino de la productividad.
Es muy sencillo: Si en una junta solo uno habla y nadie aporta puede optarse por escribir un mensaje y mandarlo a todos o un video para verlo en una hora planeada.
Pero si ya se requiere de una junta lo ideal es que cada participante no se desplace a un punto específico y mejor pueda participar desde donde se encuentra.
Pensemos:
- ¿Cuánto se gasta por transportarse a la junta de tiempo improductivo solo por desplazarse?
- ¿Cuánto cuesta en si desplazarse? (energía eléctrica de elevadores, gasolina, pasajes, etc)
- ¿Cuánto cuesta volverse a desplazar cuando acaba la junta’
Por lo anterior, hay opciones desde las muy sofisticadas como la tele presencia, que nos hace pensar que prácticamente estamos frente a las personas de la junta hasta la conferencia web que es gratuita en Skype, Hangout o equivalentes.
Antes de criticar esta opción de “impersonal” mejor se debe de probar y se noará un ahorro drástico
Recibiendo el correo que si deseamos
Algunas cifras hablan de que es el 28% del correo recibido. Sea lo que sea, todos recibimos el miserable correo no deseado o SPAM. Yo lo odio. Recibo como 20 al día, tardo 4 segundos en hacer una regla para o volver a recibir nada de ese dominio que representa perder 80 segundos diarios, o 2400 segundos al mes que son ni más ni menos que 8 horas sin parar al año perdidos solo en borrar SPAM, porque DIARIO leo mi correo.
Estoy probando en este momento nuevos filtros para los cuales no tengo un veredicto final pero por ejemplo https://www.sanebox.com promete ser uno muy bueno… La idea es que entiende la herramienta con quien te relacionas y con quién no y va categorizando así el correo.
El más peligroso: autocontrol social
Digo que es el peor porque este sí, a diferencia de los demás, depende enteramente de nosotros. Las interrupciones en las redes sociales desconcentran y nos hacen perder mucho tiempo además de volvernos altamente impersonales pues, irónicamente al estar frente a las personas preferimos darle prioridad a todo lo que nos llega de nuestros espacios sociales.
Cada vez se ve más y más en sitios públicos a las personas, sentadas comiendo, y cada uno viendo su teléfono y contestando en vez de platicar con quien tenemos enfrente.
La mayoría además no mide cuanto tiempo pasa en revisar sus redes sociales y menos aún cuanto tiempo se deja de concentrar en sacar el trabajo.
Me causa gracia oír como la gente de ventas se queja del tiempo que le toma cargar sus oportunidades (status) en el sistema corporativo de seguimiento de proyectos pero nunca se queja de cambiar su status en las redes sociales, a las que les invierten mucho, pero mucho más.
Para mi queda claro: más tiempo haciendo esto y en breve será mejor ver cómo se conducen los negocios enteramente desde las redes sociales o solo veremos cómo se pierde el negocio y el contacto con los clientes y proveedores.
Se podrá argumentar que se comunican con los clientes y proveedores por redes sociales pero el problema radica entonces en el seguimiento, y para tal efecto pocos son los que sí documentan sus actividades.
Conclusión
Revisa los puntos anteriores, ve aquellos en los que se pierde más de acuerdo con tu realidad y corrígelo a la brevedad. Tu negocio y tu productividad personal te lo agradecerán, pero en especial hasta en un descuido y mejores relaciones de negocio y trabajo consigues.
