¿Cuán flexible puede ser un ERP?

Edmundo Ordenavia. Las Blondas S.A. www.evaluandoerp.com

Los ERP’s,  inexorablemente, tendrán que interactuar cada vez más con otros sistemas de información de otras instituciones, otras industrias, otros países, etc. 

Nos estamos refiriendo a una genuina sincronización de procesos e información, y no a meras interfases de comunicación. Analizaremos en esta ocasión si los ERPs (Enterprise Resource Planning) están suficientemente preparados para los cambios que se avecinan, en lo referente a organización operativa y gestión de la información dentro de las organizaciones.

Con el objetivo de simplificar un poco el análisis, así como también obtener una mirada más sistémica de esta perspectiva, imaginemos la siguiente coyuntura (ver figura 1), dividiendo las responsabilidades de un ERP, en una matriz de 2 dimensiones.

Esta matriz nos define cuatro cuadrantes o campos de acción, en los cuales ponemos el foco de los aspectos por analizar: 

Figura 1:

Lógicamente, por más que dividamos nuestros campos de acción, todos los procesos e información que existe en ellos, siempre están inter-relacionados. A modo de ejemplo, ubicaremos algunas posibles áreas en los respectivos cuadrantes.

• Cuadrante 1: Contabilidad / Finanzas, RRHH, Marketing, etc.
• Cuadrante 2: Abastecimiento / Depósito, Logística, Maquinaria de Producción, etc.  

Con seguridad que esta clasificación varía para cada organización, según su estructura, industria, etc. En una consultora de RRHH, las liquidaciones de sueldo pueden ser tareas productivas o administrativas, dependiendo si la tarea es destinada a un cliente, o son sus propios salarios. 

Situados en este marco, analizaremos los posibles cambios proyectados en estos cuatro grandes campos de acción: 

• Cuadrante I: Modelar las operaciones de las áreas Administrativas.

Los cambios más relevantes que se vislumbran son referentes a la manera de interactuar que tenemos los seres humanos. Se empezará a reemplazar «el miedo» y «la burocracia» que hoy todavía  existe en muchas organizaciones, por la confianza y el compromiso. 

¿Qué significa todo esto en cuestiones prácticas?  

La comunicación será más informal y directa. Solo se «digitalizarán» los registros inexorablemente necesarios.
Existirán menos restricciones para el acceso a la información.
Se tomarán más decisiones en los primeros niveles de producción sin la intervención de Gerentes y/o Directores. 

Esto ya está sucediendo. Por ser un proceso gradual, pasará bastante tiempo hasta que prolifere masivamente, pero sin duda sucederá. Sobre todo cuando los responsables de las decisiones tomen conciencia de la economía de costes de estás prácticas. Al cambiar las prácticas de operación, cambian los procesos, y consecuentemente, el ERP (Enterprise Resource Planning). 

• Cuadrante II: Gestionar, modelar y explotar la información de las áreas Administrativas.

Nombraremos algunos puntos clave de este aspecto.

• Firma Digital y Documentación Oficial Digital: Con el crecimiento, implantación oficial y estabilización de la firma digital y los documentos oficiales digitales, como lo son por ejemplo la factura electrónica, el remito electrónico, se desprenden infinitas posibilidades de mejoras en los procesos. No es lo mismo contar con las dos tecnologías juntas, ya maduras, que contar con la existencia de una sin contar con la solidez de la otra y viceversa.
• Información en Tiempo Real y Toma de Decisiones: El mundo es cada vez más interdependiente, esto no es novedad.  La diferencia ahora es que cada vez más, esta interdependencia se refleja en los datos persistidos en las bases de datos, que modelan las operaciones y transacciones cotidianas.  

¿Cómo afecta esto a nuestro panorama? 

Los ERP inexorablemente tendrán que interactuar cada vez más con otros sistemas de información de otras instituciones, otras industrias, otros países, etc.

Nos estamos refiriendo a una genuina sincronización de procesos e información, y no a meras interfases de comunicación.

Para esto, es necesario un cambio de mentalidad, una sincera intención de cooperación entre las diferentes instituciones.

La creación del lenguaje XML, y sus consecuentes especificaciones estándares es un gran avance en este sentido. 

• Cuadrante III: Modelar las operaciones de las áreas de Producción.

Por ser labores con inclinación operativa y no tanto intelectuales relacionados al  conocimiento/innovación, aquí juega un papel más relevante la innovación de la tecnología electrónica-informática. Normalmente se suelen estimular los cambios, desde cualquiera de estas dos perspectivas, o de ambas a la vez:

Un cambio en el negocio, la industria o la economía global o regional, que obliga una reorganización operativa.

Un cambio tecnológico relevante, que modifique de manera radical la cadena de producción/logística/distribución. 

En una ocasión, participe en una implementación que llevaba poco más de un año de despliegue. La organización de pronto, decidió realizar un cambio en las operaciones logísticas de su canal de distribución internacional, como consecuencia de un cambio en su estrategia. Esto resultó en una redefinición del plan de implementación. Pero esto no fue lo más grave.

Debido a la falta de flexibilidad del ERP, hubo que realizar «parches operativos» para poder conciliar las nuevas funciones. A eso le siguieron reestructuraciones en puestos de trabajo, consecuentemente sobraban personas en algunos puestos pero faltaban en otros nuevos. Para estos puestos nuevos, las personas que podían ocuparlos necesitaban capacitación inexorablemente, etc.

De más está decir, que las soluciones posibles son infinitas. Simplemente me limito a contarle lo  sucedido, con el simple objetivo de mostrar un ejemplo real de posibles contingencias. Para este caso, era una falta de flexibilidad bastante obvia.

¡Tranquilo! No daré nombres de marcas o proveedores… 

• Cuadrante VI: Gestionar, modelar y explotar la información de las áreas de Producción.

Los procesos se volverán cada vez más complejos, entre otras cosas, porque aumentará la calidad de los productos.
Para los productos en sí, como para el público al que está orientado, predominará la conciencia ecología ambiental y la salud.
El conocimiento aumentará, como consecuencia del aumento de “especialistas” en productos y procesos específicos.

Todo esto terminará instaurando un nuevo mundo de información consecuente de los procesos de producción. Se puede agregar también que cada vez existe una mayor tendencia a segmentar y/o tercerizar las funciones de producción. 

Desafíos

No podemos pasar desapercibidas algunas variables críticas a tener en cuenta, que forman parte del mundo actual del software: 

1 – La escasez de recursos humanos de IT, más los tiempos de desarrollo de software.
Estas realidades hacen que este aspecto sea una variable importante a tener en cuenta, a la hora de la planificación de un proyecto. A esto hay que agregarle que, a mayor complejidad, mayor debe ser el tiempo invertido en desarrollo. Además,  la tecnología en sí, vista como un TODO (hardware y software), cada vez es más demandada por las instituciones a lo largo y ancho del planeta. Esto no hace más que agravar lo comentado anteriormente. 

2 – La competencia económica global de los mercados
La competencia estimula al mismo tiempo que dificulta equilibrar la rentabilidad con la creatividad / innovación, etc. Creemos, humildemente, que esa es una CREENCIA LIMITANTE, que APRISIONA SU CREATIVIDAD. Lo invitamos a que trascienda SUS PROPIOS LIMITES y PATRONES de PENSAMIENTO.

Para poder CREAR, necesariamente tiene que CREER. La creatividad, es una actividad del hemisferio derecho del cerebro, es decir el holístico, y no el izquierdo, es decir el racional.
Durante cientos de años, en el mundo del atletismo, existía la CREENCIA de la imposibilidad del ser humano para recorrer por sus propios medios físicos, una milla de distancia en menos de cuatro minutos. En 1954, Roger Bannister superó ese límite. Además del sofisticado entrenamiento físico, Roger realizó un entrenamiento mental que apoyaba la CREENCIA, de que romper ese límite ERA POSIBLE.  Un año después de la hazaña de R. Bannister, los corredores que también pudieron romper esa marca, ya superaban los trescientos. Hoy, los corredores que trascendieron ese límite, superan los novecientos.

Henry Ford solía decir al respecto: “Si usted cree que puede, entonces puede, si usted cree que no puede, entonces no puede, de cualquier manera usted está en lo correcto.” La creatividad humana es ilimitada… 

3 – «Es imposible prever tanto. No se sabe qué tecnologías van a existir disponibles de acá a 10 años.”. Lo importante, creemos, pasa por tener siempre presente, por lo menos, los dos siguientes conceptos:

• Equilibrio Costo / Beneficio (Producción Actual / Capacidad Futura de Producción
• Proceso Gradual (Sustentabilidad Ecológica de los Sistemas Implicados / Armonía de Transición)

Para que una tecnología nueva sea una “realidad útil”, son necesarios, entre otras cosas, lo dos siguientes aspectos:
Maduración y depuración técnica de la tecnología, para que esta alcance su solidez y confiabilidad.
Inserción y articulación de la tecnología, en un sistema económico y cultural ya en funcionamiento.

En el año 1903, en Kitty Hawk, Carolina del Norte – EEUU, Wilbur y Orville Wright, demostraron que era posible volar con máquinas con motor. Sin embargo, pasaron treinta años hasta que el primer vuelo comercial oficial, insertado en una economía, comience a generar movimientos reales en la industria. Más cercano al mundo ERP, tenemos un ejemplo similar con la tecnología RFID.

Conclusión 

Resulta imprescindible que todos los implicados tomemos conciencia de la necesidad de definir políticas de crecimiento inter-dependientes e inter-industriales, para un desarrollo de economías e industrias en armonía, sin caer en desequilibrios. El lector atento, habrá distinguido que el rol de los sistemas ERP, es importantísimo dentro de esta coyuntura. Gracias a las instituciones de toda índole, los sistemas sociales subsisten y se desarrollan. Hoy los ERP, están presentes en gran porcentaje de esas instituciones, trascendiendo culturas y continentes, y esto parece que continuará creciendo. Una señal de esto es la actual proliferación de versiones de ERP exclusivas para PyMES. 

Una de las necesidades que surge, es la urgencia por SIMPLIFICAR los procesos. Hacerlos simples. Eliminar la burocracia innecesaria. Esto, necesita ir acompañado de un proyecto de transición/cambio en la CULTURA ORGANIZACIONAL, que debería ser abanderado principalmente por RRHH y el CEO de la organización, acompañado del equipo de IT que se ocupa de la implementación. Juntos, deben ir instaurando el nuevo paradigma. 

La tecnología, los procesos de negocio, y las prácticas derivadas de la cultura organizacional, son UNA MISMA COSA funcionando sinérgicamente. Si se pretende hacer esfuerzos por optimizar una o dos de estas tres variables, y descuidar las restantes, se obtendrán resultados pobres. Si el proyecto es abordado teniendo en cuenta las tres variables mencionadas los resultados finales van a ser ampliamente diferentes. Tendrán un alto impacto positivo en TODA la organización.

En definitiva se trata de intentar modelar la realidad. El desafío es examinar: ¿Desde dónde nos paramos a  mirar esa realidad?

No se trata de hacer un software «universal» que resuelva todo, porque es utópico, pero sí es importante romper con paradigmas antiguos en la manera de pensar. Tengamos aquí en cuenta los dos conceptos antes mencionados: EQUILIBRIO y PROCESO GRADUAL.

El trabajo editorial publicado por Joseph O’ Connor y John Seymour, titulado “Introducción a la PNL”, es considerado por la mayoría de las escuelas de PNL de todo el mundo, como “La Biblia” de los fundamentos de esta disciplina emergente. En ese texto, hay un párrafo que dice lo siguiente: “Tener una sola vía para hacer las cosas, no es ninguna opción. Unas veces funcionará y otras no, así que siempre habrá situaciones que no podrá solucionar. Dos opciones, le pondrían en un dilema. Tener opciones significa poder usar un mínimo de tres enfoques.” 

Cada implementación de un ERP es diferente y tiene sus propias particularidades. Nosotros desde este lugar, NO PRETENDEMOS darle “La opción”. Lo que pretendemos es disparar la generación y creación de MULTIPLES OPCIONES. 

Somos meros “estimuladores de la reflexión”. Promovemos la creatividad humana. Solo le brindamos herramientas para que Ud. haga implementaciones de Software ERP altamente efectivas, bajo sus propias reglas y soluciones creadas, teniendo en cuenta la mayor cantidad de variables críticas posibles. Ese es el desafío que asumimos. 

Para despedirnos, citamos una frase de una de las mayores mentes de la historia de la humanidad. Estamos hablando de Albert Einstein, quién una vez dijo: “Si buscas resultados distintos, no hagas siempre lo mismo.”  

Edmundo Ordenavia. Las Blondas S.A. www.evaluandoerp.com